Implementar um processo de digitalização de documentos (e arquivos) é sinônimo de organização da empresa.
Não se trata apenas de democratizar e agilizar o acesso às informações, que estarão disponíveis, a qualquer tempo, para todos os interessados, setores, áreas, inclusive simultaneamente.
A geração de documentos de forma eletrônica, além de representar importante economia financeira e ganho de tempo (agilidade no manuseio e guarda), tem importante impacto na ocupação de espaços físicos, muitas vezes importantes e caros, e que exigem constante preocupação com sua conservação e integridade (legibilidade e idoneidade) das informações neles constantes.
Um processo mais eficiente de gestão, com facilidade de localização e sem perda de tempo, são aspectos especialmente importantes quando diversos setores e áreas da mesma empresa, muitas vezes em diferentes locais e por diferentes atores, requerem ou necessitam da sua visualização.
A economia de tempo, especialmente aquele dispendido para organizar, guardar, e procura em buscas do documentário físico, talvez seja um dos principais ganho na organização em formato digital.
Além do mais, diminui um importante contingencionamento relativo à gestão dos documentos quanto ao tempo de guarda, especialmente o tempo de prescrição de eventuais exigências fiscais.
Atualmente uma parcela importante dos documentos já são gerados em arquivos, inclusive com validade jurídica para com terceiros (inclusive validade para fins fiscais). Grande parte desses arquivos são, desde a sua origem, gerados de forma digital (nato digitais), restando uma parcela mínima de documentos ainda gerados em papel.
O que se percebe é que, com o passar do tempo, o processo de geração de documentos, na maioria das empresas, está sendo processado na contramão do fluxo normal do seu “nascedouro”; ou seja, o documento é gerado de forma digital e, na sequência, existe todo um trabalho para que o mesmo seja convertido em meio físico (papel). E, por vezes, ao final do fluxo, o papel termina por ser escaneado, para posterior arquivamento digital, perdendo-se por completo a vantagem inicial do nascimento digital.
Na prática, bastaria guardar o documento já digitalmente gerado, e pronto!
Naturalmente, assim como no documentário físico, também os documentos digitais devem ser idôneos. Dita legitimidade para validade jurídica para com terceiros e fisco, é alcançada pela assinatura digital aposta antes do seu arquivamento.
O Escritório Guaporé, atendo à evolução dessa nova modelagem de gestão documental, dispõe de ferramentas que permitem gestão 100% automatizada, com uso de inteligência artificial aplicável por “motores” digitais (robôs) que tornam o processo imperceptível ao usuário, incluindo buscas automáticas em sites oficiais, além da gestão da qualidade do documento e a gestão da sua validade no tempo.
Além do mais, com diversos projetos já desenvolvidos em grandes empresas, podemos auxiliar na criação de um Plano de Documentos e organização do almoxarifado eletrônico de documentos para que o mesmo esteja disponível e facilmente acessível a todos os interessados. Um bom Plano de Organização é fundamental para uma rápida e fácil implantação e para o melhor aproveitamento das facilidades ao longo dos anos. A organização deve visar facilidades de busca por tipo de documento, nome, data do documento, data do arquivamento, usuário, e diversos outros filtros que tornam a localização rápida e muito mais simples do que em arquivos de papel.
Facilidade de pesquisa e localização devem merecer especial atenção na implantação do projeto.
O modelo de organização é aplicável a todos os documentos, inclusive aqueles que não sejam legalmente exigíveis mas que sejam do interesse da empresa para serem guardados, tais como Pedidos, Ordens de Serviços, Documentário de Controle do Processo de Fabricação, Garantias, Contratos, ou qualquer outro documento de interesse da empresa.
É importante destacar que, seja para fins contábeis, fiscais ou processos judiciais (além de outras necessidades), a demanda e exigência atuais é que a apresentação documental seja no formato digital.
As principais preocupações são quanto a segurança, acessibilidade, validade jurídica e idoneidade dos documentos. Conte com a experiência e tecnologia do Escritório Guaporé para o seu projeto.
É fácil, é legal, é moderno, é econômico, é ambientalmente correto e organiza uma área importante na empresa.
Tenha sua empresa à mão no seu computador, celular ou qualquer meio de acesso (web), 24 horas por dia, em qualquer lugar, de forma ágil e segura. Elimine armários e pastas e libere seus espaços físicos.
Fonte: Escritório Guaporé