Documento digitalizado é aquele documento que teve sua origem no meio físico, em papel, e que é escaneado, passando a ter uma cópia em arquivo digital. Diferencia-se do documento nato-digital, que é aquele que já nasceu em formato eletrônico, como um arquivo XML de uma nota fiscal eletrônica, por exemplo. Um documento digitalizado tem muitas vantagens práticas sobre o documento em papel, como não ocupar espaço físico, ser muito mais fácil de encontrar, e ter uma vida útil maior. Além disso, várias pessoas podem acessar o documento ao mesmo tempo, aumentando a produtividade, e é mais fácil implementar políticas de segurança, a partir da definição de direitos de acesso.
Durante muito tempo as vantagens da digitalização não podiam ser plenamente aproveitadas devido à falta de base legal para que um documento digital pudesse substituir o documento original. Essa realidade mudou com a chegada do Decreto nº 10.278/2020, também chamado de Lei da Digitalização de Documentos. Esse decreto prevê que o documento digitalizado, desde que cumpra alguns requisitos mínimos, passa a ter o mesmo valor legal nas relações entre pessoas jurídicas de direito público, pessoas jurídicas de direito privado e por pessoas naturais, ou seja, todo mundo.
Dentre os requisitos mínimos previstos na lei estão a integridade e confiabilidade do documento digitalizado, bem como a sua rastreabilidade e auditabilidade. Para alcançar esses requisitos, devem ser observados alguns detalhes na digitalização, como por exemplo, o armazenamento em formato PDF/A para documentos de texto, com resolução mínima de 300 dpi (pontos por polegada). Também devem ser armazenados metadados a respeito dos documentos, que são informações como assunto, autor, data e local da digitalização, dentre outros. E por fim, para garantir a confiabilidade, o documento deve receber uma assinatura eletrônica.
Até setembro de 2020, a única maneira de um documento digitalizado servir para comprovar atos perante pessoas jurídicas de direito público, era ser assinado com uso de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (certificado padrão ICP-Brasil). E para o caso de relação entre particulares ficava válido qualquer meio de comprovação da autoria e integridade aceito de comum acordo entre as partes.
A partir da Lei nº 14.063/2020 e do Decreto nº 10.543/2020, regulamentou-se três formas de assinaturas eletrônicas, as simples, as avançadas e as qualificadas. As assinaturas qualificadas são aquelas feitas com certificação digital ICP-Brasil, e são aceitas em qualquer situação e relação entre partes. E as assinaturas simples e avançadas passam a ser aceitas em alguns atos, mesmo envolvendo entes públicos, desde que envolvam interações de menor impacto e que não exijam sigilo.
Por fim, uma dúvida recorrente é se os documentos físicos originais podem ser descartados, e a resposta é sim, desde que sejam atendidos os requisitos previstos na lei e decretos citados. Em substituição aos documentos físicos, os documentos digitalizados deverão ser então mantidos até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem. E os documentos físicos originais devem ser corretamente descartados, com especial cuidado se contiverem dados pessoais, atendendo aos requisitos da LGPD.
Fonte: Escritório Guaporé